Executive Assistant, Corporate Services (2024-52)

Full-Time

Corporate Services

Dublin

Job Details

Executive Assistant, Corporate Services
The National Gallery of Ireland (‘the Gallery’) is Ireland’s major national cultural institution devoted to the collection and care of fine art. Comprising more than 17,000 paintings, drawings, watercolours, miniatures, prints, sculpture and decorative arts, the institution's extensive holdings include masterpieces by many of the most celebrated figures in the history of western European art. In addition, the Gallery houses the most representative collection of historic Irish art. Funded mainly by the State, the Gallery employs more than 180 staff and provides free access to the public 361 days a year. In 2023, the Gallery received numerous awards and accreditations. These included the Triple Lock Standard, which recognises Irish charities that have achieved excellence in governance, financial reporting, transparency and ethical fundraising.

The Gallery wishes to recruit an Executive Assistant, Corporate Services on a permanent basis. This post serves as the primary point of contact for all matters pertaining to the Corporate Services division. The Corporate Services division consists of Commercial, HR, Finance & Systems and Operations. This Executive Assistant post requires a professional, diligent, organised individual who has a proven ability to manage the administration of multiple projects as well as providing administrative support to the Director of Corporate Services. Reporting to the Director of Corporate Services, the Executive Assistant will:
 
  • Complete a broad range of general administrative tasks for the Director of Corporate Services and the Corporate Services Office
  • Provide office administration, including responsibility for incoming and outgoing post, stationery and other orders, couriers and taxis
  • Schedule appointments and coordinate the Director of Corporate Services’ diary
  • Communicate directly on behalf of the Corporate Services division, to various internal and external stakeholders
  • Participate as an adjunct member of the Corporate Services team which includes scheduling and preparing the agenda and minutes
  • Research and prioritise incoming issues and concerns addressed to the Director of Corporate Services, including those of a sensitive or confidential nature and determine an appropriate course of action, referral or response
  • Work closely and effectively with the Director of Corporate Services and the Director’s office to ensure they are kept well informed of upcoming commitments and responsibilities
  • Treat all matters related to this office with discretion and confidentiality
  • Administer tasks and correspondences related to Corporate Governance
  • Coordinate all internal & external audit reviews
  • Act as a point of contact for all Corporate Services events
  • Liaise with Department of Tourism, Culture, Arts, Gaeltacht, Sports and Media (DTCAGSM) Cultural Unit
  • Oversee record management and file structure for the Corporate Services division
  • Collate key performance indicators for monthly reports
  • Prepare, draft and edit written correspondence to internal and external stakeholders
  • Collate Corporate Services inputs to Annual Report, Director’s Report, Strategic Plan and other management reporting
  • Maintain contracts register and parliamentary questions register
  • Arrange refreshments for meetings and guests as required
  • Be prepared to step in and support the Director’s Office or other ELT members as necessary
  • Coordinate travel for the Corporate Services Office as required
  • Complete any other duties as directed

The successful candidate will have:
  • A relevant third level qualification
  • Previous work experience as an Executive Personal Assistant at executive leadership level
  • Excellent written and oral communication skills
  • An ability to work independently and on own initiative whilst being part of a wider team
  • Strong administrative skills coupled with an ability to organise and prioritise multiple tasks with excellent attention to detail
  • Prioritise conflicting needs and progress matters expeditiously, proactively and follow through on projects to successful completion
  • A proactive approach to problem-solving with good decision-making capability
  • Flexibility and resilience to adjust to and deliver on competing demands on short notice in a fast paced environment.
  • Strong interpersonal skills together with an ability to maintain positive relationships with all employees, external stakeholders and donors
  • A professional, diplomatic, discreet manner when dealing with the Gallery’s stakeholders
  • Proficiency in IT skills including MS Office and databases
  • An interest in the Gallery and the national collection is desirable
  • A positive approach to working in the Gallery and the ability to deliver an effective and professional service on behalf of Corporate Services division

Conditions of employment
This job description is a guide to broad areas of responsibility and accountability and should not be regarded as a comprehensive listing. This may be subject to review in view of new structures and/or the changing needs of the Gallery.  All employees are required to be compliant with NGI screening and Garda Vetting procedures. The post will be subject to a satisfactory medical check and successful completion of a successful probationary period. Applicants must be fluent in English and be eligible to work in Ireland.

Citizenship Requirements
Eligible candidates must be:
1.         A citizen of the European Economic Area (EEA). The EEA consists of the Member States of the European Union, Iceland, Liechtenstein, and Norway; or
2.         A citizen of the United Kingdom (UK); or
3.         A citizen of Switzerland, pursuant to the agreement between the EU and Switzerland on the free movement of persons; or
4.         A non-EEA citizen who has a Stamp 4 permission or a Stamp 5 permission.
Please note: A 50 TEU permission, which serves as a replacement for Stamp 4EUFAM after Brexit, is considered equivalent to Stamp 4.

To qualify candidates must be eligible by the date of any job offer.

Grade and Salary: Salary will be in accordance with point 1 of the Executive Officer (PPC) salary scale currently €36,544 per annum as per October 2024 pay adjustments

Candidates should note the National Gallery of Ireland complies with Department of Public Expenditure and Reform regulations and guidelines on Public Service pay and conditions of employment.

Annual Leave: The successful candidate will be entitled to 23 days of annual leave pro rata
Superannuation:  The successful candidate will be placed on the public sector pension scheme.
Benefits: The Gallery provides staff the opportunity to participate in the tax saver and cycle to work schemes.

Duration: - Permanent - Full-Time

Working hours: Full time, 5 days a week – 35 hours per week (net of breaks). The successful candidate must be flexible and willing to work occasional evenings and weekends (as required).  This role will require the successful candidate to work onsite, 89 Merrion Square, Dublin 2, on a full time basis.

Any personal data that you provide when applying for this position shall be processed in accordance with our Privacy Notice

How to apply: To apply for this position please submit a
•           Cover Letter of not more than two pages
•           CV of not more than two pages
Candidates should note that panels may be formed from which future positions may be filled.
Closing date for receipt of applications: 25/11/2024
Interviews will be scheduled in December.  

At the National Gallery of Ireland, we value equity, diversity and inclusion. We recognise the benefits it can bring to our staff and our visitors interactions. We celebrate difference and want our people to be representative of all communities. If you require reasonable accommodation for any part of the application process, please do not hesitate to let us know.

The National Gallery of Ireland is an equal opportunities employer



Cúntóir Feidhmiúcháin, Seirbhísí Corparáideacha
Is é Gailearaí Náisiúnta na hÉireann (‘an Gailearaí’) an foras cultúrtha is mó in Éirinn atá dírithe ar bhailiú agus ar chúram na mínealaíne. Ina bhfuil níos mó ná 17,000 pictiúr, líníochtaí, pictiúr uiscedhatha, miondealbh, priontaí, dealbh agus ealaíona maisiúla, I measc bailiúchán fairsing na hinstitiúide tá sárshaothair le go leor de na daoine is cáiliúla i stair na healaíne in iarthar na hEorpa. Ina theannta sin, tá an bailiúchán is ionadaí d’ealaín stairiúil na hÉireann sa Ghailearaí. Arna mhaoiniú go príomha ag an Stát, fostaíonn an Gailearaí breis is 180 ball foirne agus cuireann sé rochtain saor in aisce ar fáil don phobal 361 lá sa bhliain. I 2023, fuair an Gailearaí iliomad dámhachtainí agus creidiúnaithe. Ina measc seo bhí an Caighdeán Glas Triarach, a aithníonn carthanachtaí Éireannacha a bhfuil sármhaitheas bainte amach acu i rialachas, tuairisciú airgeadais, trédhearcacht agus tiomsú airgid eiticiúil.

Is mian leis an nGailearaí Cúntóir Feidhmiúcháin, Seirbhísí Corparáideacha a earcú ar bhonn buan. Feidhmíonn an post seo mar phríomhphointe teagmhála do gach ábhar a bhaineann le rannóg na Seirbhísí Corparáideacha. Tá Rannóg na Seirbhísí Corparáideacha comhdhéanta de Thráchtáil, Acmhainní Daonna, Airgeadas & Córais agus Oibríochtaí. Teastaíonn duine gairmiúil, díograiseach, eagraithe leis an bpost seo mar Chúntóir Feidhmiúcháin a bhfuil cumas cruthaithe acu riaradh tionscadail iolracha a bhainistiú chomh maith le tacaíocht riaracháin a sholáthar don Stiúrthóir Seirbhísí Corparáideacha. Ag tuairisciú don Stiúrthóir Seirbhísí Corparáideacha, déanfaidh an Cúntóir Feidhmiúcháin:
 
  • Réimse leathan de thascanna ginearálta riaracháin a thabhairt chun críche don Stiúrthóir Seirbhísí Corparáideacha agus Oifig na Seirbhísí Corparáideacha
  • Riarachán oifige a sholáthar, lena n-áirítear freagracht as post isteach agus amach, stáiseanóireacht agus orduithe eile, cúiréirí agus tacsaithe
  • Coinní a sceidealú agus dialann an Stiúrthóra Seirbhísí Corparáideacha a chomhordú
  • Cumarsáid a dhéanamh go díreach thar ceann na Rannóige Seirbhísí Corparáideacha, le páirtithe leasmhara inmheánacha agus seachtracha éagsúla
  • Páirt a ghlacadh mar bhall taca den fhoireann Seirbhísí Corparáideacha lena n-áirítear sceidealú agus ullmhú an chláir agus na miontuairiscí
  • Taighde agus tosaíocht a thabhairt do shaincheisteanna agus imní ag teacht isteach a dhírítear chuig an Stiúrthóir Seirbhísí Corparáideacha, lena n-áirítear iad siúd de chineál íogair nó rúnda agus cinneadh a dhéanamh ar ghníomh, atreorú nó freagairt chuí
  • Oibriú go dlúth agus go héifeachtach leis an Stiúrthóir Seirbhísí Corparáideacha agus le hoifig an Stiúrthóra chun a chinntiú go gcoimeádtar ar an eolas iad maidir le gealltanais agus freagrachtaí atá le teacht
  • Déileáil le gach ábhar a bhaineann leis an oifig seo le discréid agus le rúndacht
  • Tascanna agus comhfhreagras a bhaineann le Rialachas Corparáideach a riar
  • Gach athbhreithniú iniúchta inmheánaigh agus seachtrach a chomhordú
  • Gníomhú mar phointe teagmhála le haghaidh imeachtaí uile na Seirbhísí Corparáideacha
  • Idirchaidreamh le hAonad Cultúir na Roinne Turasóireachta, Cultúir, Ealaíon, Gaeltachta, Spóirt agus Meán (RTCEGSM)
  • Maoirseacht a dhéanamh ar bhainistíocht taifead agus ar struchtúr comhaid don rannóg Seirbhísí Corparáideacha
  • Príomhtháscairí feidhmíochta a chomhordú le haghaidh tuarascálacha míosúla
  • Comhfhreagras scríofa chuig páirtithe leasmhara inmheánacha agus seachtracha a ullmhú, a dhréachtú agus a chur in eagar
  • Ionchuir Seirbhísí Corparáideacha a chomhordú sa Tuarascáil Bhliantúil, i dTuarascáil an Stiúrthóra, sa Phlean Straitéiseach agus i dtuairisciú bainistíochta eile
  • Clár conarthaí agus clár ceisteanna parlaiminte a choinneáil
  • Sólaistí a shocrú le haghaidh cruinnithe agus aíonna de réir mar is gá
  • Bí réidh le bheith páirteach agus tacaíocht a thabhairt d’Oifig an Stiúrthóra nó do chomhaltaí CFC eile de réir mar is gá
  • Comhordú taistil don Oifig Seirbhísí Corparáideacha de réir mar is gá
  • Aon dualgais eile a chomhlíonadh mar a ordaítear

Beidh na nithe seo a leanas ag an iarrthóir rathúil:
  • Cáilíocht tríú leibhéal ábhartha
  • Taithí oibre roimhe seo mar Chúntóir Pearsanta Feidhmiúcháin ag leibhéal na ceannaireachta feidhmiúcháin
  • Scileanna cumarsáide labhartha agus scríofa den scoth
  • Cumas oibriú go neamhspleách agus as a stuaim féin agus a bheith mar chuid d'fhoireann níos leithne
  • Scileanna láidre riaracháin mar aon le cumas chun tascanna iolracha a eagrú agus a chur in ord tosaíochta agus aird shármhaith ar mhionsonraí
  • Tosaíocht a thabhairt do riachtanais chontrártha agus cúrsaí a chur chun cinn go tapa, go réamhghníomhach agus leanúint ar aghaidh ar thionscadail go dtí go gcríochnófar go rathúil iad
  • Cur chuige réamhghníomhach maidir le réiteach fadhbanna le cumas maith cinnteoireachta
  • Solúbthacht agus athléimneacht chun dul i dtaithí ar éilimh iomaíocha ar gearrfhógra agus iad a sheachadadh i dtimpeallacht a ghluaiseann ar aghaidh go tapa
  • Scileanna láidre idirphearsanta mar aon le cumas caidrimh dhearfacha a choinneáil leis na fostaithe, na páirtithe leasmhara seachtracha agus na deontóirí go léir
  • Bealach gairmiúil, cúramach, discréideach agus iad ag déileáil le páirtithe leasmhara an Ghailearaí
  • Inniúlacht i scileanna TF lena n-áirítear MS Office agus bunachair shonraí
  • Tá spéis sa Ghailearaí agus sa bhailiúchán náisiúnta inmhianaithe
  • Cur chuige dearfach maidir le hobair sa Ghailearaí agus an cumas chun seirbhís éifeachtach agus ghairmiúil a sholáthar thar ceann na Rannóige Seirbhísí Corparáideacha

Coinníollacha Fostaíochta
Is treoir é an sainchuntas poist seo ar réimsí leathana freagrachta agus cuntasachta agus níor cheart féachaint air mar liosta cuimsitheach. D’fhéadfadh sé seo a bheith faoi réir athbhreithniú i bhfianaise struchtúir nua agus/nó riachtanais athraitheacha an Ghailearaí. Ceanglaítear ar gach fostaí cloí le nósanna imeachta scagthástála GNÉ agus Grinnfhiosrúchán an Gharda Síochána. Beidh an post faoi réir scrúdú sláinte sásúil agus críochnú rathúil ar thréimhse phromhaidh. Caithfidh iarrthóirí a bheith líofa sa Bhéarla agus a bheith i dteideal oibriú in Éirinn.
Riachtanais Saoránachta
Caithfidh iarrthóirí incháilithe a bheith:
1.         A Saoránach den Limistéar Eorpach Eacnamaíoch (LEE). Tá an LEE comhdhéanta de Bhallstáit an Aontais Eorpaigh, an Íoslainn, Lichtinstéin, agus an Iorua; nó
2.         Saoránach den Ríocht Aontaithe (RA); nó
3.         Saoránach den Eilvéis, de bhun an chomhaontaithe idir an AE agus an Eilvéis maidir le saorghluaiseacht daoine; nó
4.         Saoránach neamh-LEE a bhfuil cead Stampa 4 nó cead Stampa 5 acu.
Tabhair faoi deara le do thoil: Meastar go bhfuil cead 50 TEU, a fheidhmíonn mar earra ionaid ar Stampa 4EUFAM tar éis Brexit, comhionann le Stampa 4.

Chun cáiliú ní mór d’iarrthóirí a bheith incháilithe faoi dháta aon tairiscint poist.

Grád agus Tuarastal: Beidh an tuarastal de réir phointe 1 de scála tuarastail an Oifigigh Fheidhmiúcháin (RPP) atá €36,544 in aghaidh na bliana faoi láthair de réir choigeartuithe pá Dheireadh Fómhair 2024.

Ba cheart d’iarrthóirí a thabhairt faoi deara go gcomhlíonann Gailearaí Náisiúnta na hÉireann rialacháin agus treoirlínte na Roinne Caiteachais Phoiblí agus Athchóirithe ar phá agus coinníollacha fostaíochta na Seirbhíse Poiblí.

Saoire Bhliantúil: Beidh an t-iarrthóir rathúil i dteideal 23 lá de shaoire bhliantúil pro rata
Aoisliúntas:  Cuirfear an t-iarrthóir rathúil ar scéim pinsean na hearnála poiblí.
Sochair: Tugann an Gailearaí deis don fhoireann a bheith rannpháirteach sa Scéim um Rothaíocht chun na hOibre/Coigilte Cánach.

Fad: - Buan - Lánaimseartha

Uaireanta oibre: Lánaimseartha, 5 lá sa tseachtain – 35 uair sa tseachtain (glan ar sosanna). Caithfidh an t-iarrthóir rathúil a bheith solúbtha agus toilteanach oibriú um tráthnóna agus ag an deireadh seachtaine ó am go chéile (de réir mar is gá). Éileoidh an ról seo go n-oibreoidh an t-iarrthóir rathúil ar an láthair oibre, 89 Cearnóg Mhuirfean Thiar, Baile Átha Cliath 2, ar bhonn lánaimseartha.

Déanfar aon sonraí pearsanta a sholáthraíonn tú agus tú ag déanamh iarratais ar an bpost seo a phróiseáil de réir ár bhFógra Príobháideachta

Conas iarratas a dhéanamh: Chun iarratas a dhéanamh ar an bpost seo cuir isteach le do thoil
•           Litir Chumhdaigh nach bhfuil níos mó ná dhá leathanach
•           CV nach bhfuil níos mó ná dhá leathanach
Ba chóir d’iarrthóirí a thabhairt faoi deara go bhféadfaí painéil a bhunú ónar féidir poist sa todhchaí a líonadh.
Spriocdháta le haghaidh iarratais a chur isteach: 25/11/2024
Beidh agallaimh sceidealta i mí na Nollag.  
Ag Gailearaí Náisiúnta na hÉireann, tá meas againn ar chothromas, ar éagsúlacht agus ar chuimsiú. Aithnímid na buntáistí is féidir leis a thabhairt dár n-idirghníomhaíochtaí foirne agus cuairteoirí. Déanaimid éagsúlacht a cheiliúradh agus ba mhaith linn go mbeadh ár ndaoine ionadaíoch ar gach pobal. Má theastaíonn freastal réasúnta uait le haghaidh aon chuid den phróiseas iarratais, ná bíodh drogall ort é sin a chur in iúl dúinn.

Is fostóir comhdheiseanna é Gailearaí Náisiúnta na hÉireann